Chez adidas AG les tâches des projets de développement des nouveaux produits sont planifiées à l’aide de Microsoft Project (Gestion des calendriers). Avant l’introduction d’Allocatus, les tâches étaient exportées vers Excel et un tableau était publié sur leur Intranet. Chaque employé devait consulter ce tableau et copier ses tâches manuellement dans son calendrier Outlook. Si la tâche était modifiée, le gestionnaire du projet devait envoyer manuellement un message ou pire, l’employé devait découvrir lui-même la modification et la copier dans son calendrier.
Depuis la mise en place d'Allocatus avec Microsoft Project Server chaque employé peut voir toutes ses tâches en cours dans Project Web Access. Cela signifie que chaque employé peut voir toutes les tâches de tous les projets et pouvoir ainsi déterminer à quelle équipe une tâche est assignée.
Les tâches sont affectées aux collaborateurs au cours des réunions d’équipe, donc pas directement dans Microsoft Project. Pendant ou après une réunion, chaque membre d'une équipe sélectionne ses tâches dans Project Web Access et les associe à son calendrier Outlook via Allocatus, assurant ainsi que son calendrier maintiendra à jour les tâches des projets et que les modifications éventuelles seront reportées.
L’équipe centrale de planification, les gestionnaires de projet (‘Calendar Leaders’) et les responsables de la planification des ressources (‘Calendar Champs’) économisent beaucoup de temps car ils n'ont plus à envoyer des notes avertissant les collaborateurs lors des modifications.
Les membres des équipes n'ont plus à consulter l’Intranet et surtout plus à mettre à jour manuellement leur calendrier pour enregistrer les modifications.
Allocatus a été installé en Décembre 2004 et est utilisé par environ 4000 utilisateurs dans 30 sites au monde entier.