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Allocatus Frequently Asked Questions

Welche Berechtigungen fordert Allocatus an?

Allocatus nutzt die offizielle Schnittstelle von Microsoft für den Zugriff. Hierfür benötigt Allocatus die folgenden Berechtigungen, die weiter unten erläutert werden:

  • Maintain access to data you have given it access to
  • Sign in and read user profile
  • Have full access to your calendar
  • Read and write user mailbox settings
  • Read and write user and shared tasks
Hinweis: Es kann je nach Konfiguration Ihrer Microsoft 365 Umgebung erforderlich sein, dass ein Administrator in Ihrem Unternehmen zustimmen muss. Mehr Infos gibt es hier.

Wofür werden diese Berechtigungen im Einzelnen benötigt?

Allocatus synchronisiert im Hintergrund die Vorgänge mit Exchange Online.

Maintain access to data you have given it access to: Damit der Benutzer bei jeder Änderungen jedes Mal wieder Berechtigungen erteilen muss, fragt Allocatus einen dauerhaften Zugriff an.

Sign in an read user profile
: Allocatus nutzt die in der E-Mail-Adresse, die der Ressource in Microsoft Project hinterlegt ist, um Kalender des zugehörigen Benutzers zu finden. Die E-Mail-Adresse des Benutzer ist im Benutzerprofil gespeichert.

Have full access to your calendar
: Die Kernfunktion von Allocatus das Erstellen, Lesen, Aktualisieren und löschen von Termine und ganztätigen Ereignissen im Kalender des Benutzers.

Read and write user mailbox settings: Alle Allocatus Termine bekommen standardmäßig die Outlook-Kategorie Allocatus zugewiesen. Damit diese für alle Benutzer in einer einheitlichen Farbe dargestellt werden können, wir dies in der Einstellungen des Exchange Postfachs entsprechend festgelegt

Allocatus wird in Zukunft die Synchronisation von Aufgaben (Outlook/To-Do) unterstützen. Deshalb fragen wir ebenfalls die Berechtigung zum Lesen und Schreiben von eigenen und freigegebenen Aufgaben an.


Wie kann der Benutzer die Berechtigungen erteilen?

Der erste Benutzer von Allocatus im Unternehmen bekommt beim Erstellen seines Allocatus Konto eine E-Mail zugeschickt. Wenn der Benutzer auf den darin enthaltenen Link klickt, bekommt er automatisch Standarddialog von Microsoft präsentiert. Weitere Benutzer erhalten dann eine E-Mail zugeschickt, sobald der Projektleiter ihnen in Project einen Vorgang zuweist und diesen über Allocatus veröffentlicht.

Allocatus schickt eine E-Mail an jede Ressource in Ihrem Projekt mit dem Link zum Genehmigungsdialog.

Permission Request Email

Nachdem sich der Benutzer mit seinem Microsoft Geschäfts- oder Schulkonto anmeldet, kann er die Berechtigungen erteilen.

Allocatus requested permissions

Wenn die Berechtigungen erfolgreich erteilt wurden, sieht der Benutzer die folgende Webseite.


Wie kann ich die Berechtigungen wieder entziehen?

Es ist sehr einfach die Berechtigungen wieder zu entziehen.

  1. Gehen Sie zum Office Portal und melden Sie sich mit Ihrem Konto an.
  2. Wählen Sie App permissions 
  3. Wählen Sie Allocatus application.
  4. Klicken Sie auf Revoke.

Welche personenbezogenen Daten werden von Allocatus verarbeitet?

Daten aus Project
Iinformationen auf Projektebene
  • Projektname
  • Projektbesitzer inkl. deren Windows Account
  • Notizen
  • Benutzerdefinierte Felder (falls konfiguriert)
  • Datum & Uhrzeit der letzten Veröffentlichung zu Allocatus
  • Technische GUID
Informationen auf Vorgangsebene
  • Vorgangsname
  • Vorgangsanfang & -ende
  • Technische GUID
  • Dauer
  • Stichtag
  • Meilenstein
  • Markiert
  • Manuell geplant
  • Arbeit, Aktuelle Arbeit, Restarbeit
  • Erstellt am
  • Notizen
  • Benutzerdefinierte Felder (falls konfiguriert)
Zuordnungsinformationen (+Zeitphasendaten)
  • Technische GUID
  • Technische GUID des verknüpften Vorgangs und der verknüpften Ressource
  • Anfang und Ende der Zuordnung
  • Arbeit, Aktuelle Arbeit, Restarbeit
  • Benutzerdefinierte Felder (falls konfiguriert)
Informationen auf Ressourcenebene
  • Technische GUID von Ressource und Projekt
  • Resourcenname
  • E-Mail Adresse
  • Windows Account
  • Notizen
  • Benutzerdefinierte Felder (falls konfiguriert)

Wenn Allocatus Änderungen in Exchange erkennt, werden die Vorgangs- und Zuordnungsfelder im Projektplan aktualisiert (falls konfiguriert).

Daten aus Exchange

Allocatus schreibt die Informationen, die es aus Project gelesen hat in die Kalender der Benutzer. Außerdem liest es die folgenden Informationen aus den Einträgen in deren Kalender, die durch Allocatus synchronisiert werden:

  • Terminanfang & -ende
  • Betreff
  • Body
  • Verfügbarkeit
  • IsAllDayEvent
  • Kategorie
  • Billing information
In Exchange gelesene Informationen werden in der Azure SQL Datenbank historisiert.

Wie werden personenbezogene Daten verarbeitet oder geteilt?

Da Allocatus in Azure läuft werden alle personenbezogenen Daten verschlüsselt in Microsoft Azure gespeichert. Wir benötigen die personenbezogenen Daten für den Betrieb der Software, also das auslesen aus Daten von Project und Outlook und die Synchronisation zwischen beiden Anwendungen.
Abgesehen davon verarbeiten wir Benutzerinformationen von Microsoft zur Authentifizierung.
Für den E-Mail Versand verwenden wir den Dienstleister Postmark, deshalb teilen wir E-Mail-Adressen mit ihm.
Die Kommunikation mit Microsoft Azure wird protokolliert.

Wann werden meine personenbezogenen Daten gelöscht?

Sie können zu jederzeit eine Übersicht über und die Löschung all Ihrer personenbezogenen Daten per E-Mail an support@holert.com verlangen.
Auf jeden Fall werden alle personenbezogenen Daten durch uns nach Ablauf des Services gelöscht. Während der Servicezeit gelten folgende Richtlinien:

  • Log Daten in Azure werden sieben Tage nach deren Erstellung gelöscht
  • Lokale Logs werden nach 60 Tagen gelöscht
  • Postmark löscht Logs nach 45 Tagen

Ich habe kein Microsoft Project. Wie kann ich es am einfachsten testen oder kaufen?

Für eine professionelle Termin- und Kapazitätsplanung benötigt jeder Projektleiter eine Lizenz von Microsoft Project Plan 3. Zu dieser Version können wir eine kostenlose Testversion für 30 Tage bereitstellen, diese können Sie nach Ablauf des Testzeitraums auf Wunsch in ein kostenpflichtig zum Preis von EUR 24 pro Monat umwandeln. Kontaktieren Sie uns hier.