adidas

Über alle neuen und geänderten Deadlines aus MS Project immer im Bilde

In der adidas AG werden die gesamten Termine für die Produktentwicklung zentral mit Microsoft Project geplant (Calendar Management). Bislang wurden die Termine dann in einem manuellen Vorgang nach Excel exportiert und das Excel Sheet auf der Intranet-Website veröffentlicht. Jeder Mitarbeiter musste diese Tabelle aufrufen und die Termine manuell in seinen Outlook Kalender übertragen. Bei Änderungen mussten die betroffenen Personen per E-Mail angeschrieben werden oder diese selbstständig erkennen. Die Mitarbeiter haben dann das Excel Sheet geöffnet, die aktuellen Termine ausgelesen und ihren Kalender aktualisiert.

Seit der Einführung des Microsoft Project Servers und Allocatus kann jeder Mitarbeiter alle aktuellen Termine im Project Web Access sehen, d.h. jeder Mitarbeiter kann alle Vorgänge aller Projekte einsehen und kann erkennen, welcher Abteilung welche Vorgänge zugeordnet sind.

Die Zuordnung von Abteilung auf Mitarbeiter erfolgt in Abteilungsbesprechungen, nicht jedoch in Microsoft Project. Nach bzw. während einer Besprechung wählt jeder Mitarbeiter, die ihm zugeordneten Vorgänge im Project Web Access aus und verknüpft diese über Allocatus mit seinem persönlichen Kalender. Hierdurch hat er stets die aktuellen Termine in seinem Kalender und bekommt zudem ein Protokoll über die Änderungen.

Die zentrale Planungsabteilung und ihre Projektleiter (Calendar Leaders) sowie die Terminverantwortlichen in den Abteilungen (Calendar Champs) werden im Falle von Terminänderungen von der Arbeit entlastet, zu ermitteln, wer wann und auf welche Weise benachrichtigt werden muss.

Die Mitarbeiter sparen den Aufwand, die Intranetseite aufzurufen und ihre Kalender manuell zu aktualisieren und zu protokollieren. Übertragungsfehler werden vermieden.

Die Software ist seit Mitte Dezember 2004 mit ca. 4000 Benutzern an ca. 30 weltweit verteilten Standorten im Einsatz.

Sie können hier die Case Study herunterladen:

AGFA

Auch unterwegs stets aktuelle Termine in Lotus Notes und Mobiltelefon mit Allocatus Domino Option

AGFA (3.3 Millarden EUR Umsatz, aktiv in 40 Ländern) ist ein führender Anbieter von Krankenhausinformationssystemen (KIS), die weltweit in über 1000 Krankenhäusern und bei mehr als 400000 Benutzern im Einsatz sind.

Die Krankenhausinformationssysteme bestehen aus über 70 Modulen und werden alleine im deutschsprachigen Raum von ca. 400 Beratern bei den Kunden implementiert. Die Implementierungsprojekte werden mit Microsoft Project und Project Server geplant.

Die komplexen und sich häufig ändernden Anforderungen, die an Krankenhäuser gestellt werden, stellen auch an AGFA als Lösungsanbieter große Herausforderungen. Umfangreiche Projekte und häufige Umplanungen sind die Folge.

Um den Zugriff auf die aktuellen Termine zu bekommen, mussten die überwiegend im Außendienst tätigen Berater sich regelmäßig in der Unternehmensnetzwerk einwählen und über den Internet Explorer auf den Project Web Access zugreifen.

Gerade bei häufigen Änderungen ein zeitaufwändiges und fehleranfälliges Verfahren. Aus diesem Grund haben die Mitarbeiter aus der Disposition kurzfristige Änderungen zusätzlich per Telefon kommuniziert.

Seit der Einführung von Allocatus im Jahre 2006 sehen die Mitarbeiter jetzt stets die aktuellen Termine in Ihrem Outlook Kalender. Durch den Einsatz der Domino Option von Allocatus im Jahre 2010 werden die Termine direkt zwischen Project Server und Domino Server synchronisiert. So ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter beim Synchronisieren von Lotus Notes mit dem Domino Server oder auch beim Synchronisieren ihres Mobiltelefons und Smartphones ohne zusätzlichen Aufwand stets auf dem neuesten Stand bezüglich ihrer Termine sind.