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Warum Allocatus für Abwesenheitsmanagement verwenden?

  • Damit ein Projekt wie geplant ablaufen kann, benötigt der Projektmanager* eine genaue Vorhersage über Abwesenheitszeiten während der Laufzeit des Projekts. Hierzu gehören u.a. geplanten Zeiten für Urlaub, Fortbildung oder Linientätigkeiten.
  • HR Systeme erfassen nur einen Teil der tatsächlichen Abwesenheitszeiten, üblicherweise nur den konkret geplanten Urlaub. Deshalb liefern sie, selbst wenn sie in MS Project integriert sind, nicht die genauen Informationen, die ein Projektmanager für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts benötigt.
  • Excel basierte Lösungen oder ein Wandkalender sind nicht in MS Project integriert. Daraus entsteht der Zwang zur doppelten Eingabe von Daten mit möglichen Eingabefehlern.
  • Der Outlook Kalender ist der Ort, an dem Teammitglieder üblicherweise ihre Abwesenheiten planen.

Wie Allocatus das Abwesenheitsmanagement unterstützt

1. Das Teammitglied erstellt einen Termin in Outlook.

Presync Outlook Calender View

2. Das Teammitglied weist den Termin einem Abwesenheitsprojekt zu. Dazu kann nach einem Rechtsklick auf den Termin im Kontextmenü unter der Option "Link to Project" der dazugehörige Vorgang ausgewählt werden. Eine Zuordnung im Screenshot unten zu Absence - Vacation entspricht als zum Beispiel einem Urlaubsantrag.

Link to Project

3. Sobald der Kalendereintrag verknüpft ist, wird er automatisch als Allocatus Eintrag kategorisiert und grau eingefärbt.

Postsync Outlook Calendar View

4. Allocatus blockiert dann die Zeit im Project Server/Project Online, so dass sie im Abwesenheitsprojekt und allen anderen Projekten sichtbar wird. Projektmanager erhalten somit verlässliche Pläne mit Echtzeitinformationen.

Project Schedule
Graph Resource Utilization by Project

5. Wenn der Projektmanager einen Vorgang in MS Project plant, sieht er die Verfügbarkeit der Ressource und mögliche Konflikte auch mit Abwesenheiten, die gelöst werden müssen.

Conflict in another project

6. Der Projektmanger kann den Konflikt entweder per Hand beseitigen oder die automatische Nivellierungsfunktion von MS Project nutzen.

Leveled project

Vorteile

  • Teammitglieder können ihre Abwesenheiten in ihren Outlook Kalender eintragen und es entfällt die doppelte Eingabe. Damit wird eine Quelle von falschen Daten aufgrund doppelter Eingaben eliminiert.
  • Allocatus überträgt die Daten automatisch auf den Project Server/Project Online und Projektmanager sind stets über den aktuellen Stand der Abwesenheitsplanung informiert. Deshalb können sie eine verlässliche Planung ohne Ressourcenkonflikte aufrecht erhalten.
  • Allocatus unterstüzt sowohl Projektmanager als auch Ressourcenmanager* bei ihrer täglichen Arbeit indem Abwesenheitszeit an einer Stelle erfasst wird aber in allen Projekten sichtbar ist.