Warum Allocatus für Abwesenheitsmanagement verwenden?

  • Damit ein Projekt wie geplant ablaufen kann, benötigt der/die Projektmanager/in eine genaue Vorhersage über Abwesenheitszeiten während der Laufzeit des Projekts
  • HR Systeme erfassen nur einen Teil der tatsächlichen Abwesenheitszeiten, üblicherweise nur geplanten Urlaub. Deshalb liefern sie, selbst wenn sie in MS Project integriert sind, nicht die genauen Informationen, die ein/e Projektmanager/in für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts benötigt.
  • Excel basierte Lösungen oder ein Wandkalender sind nicht in MS Project integriert. Daraus entsteht der Zwang zur doppelten Eingabe von Daten mit möglichen Eingabefehlern.
  • Der Outlook Kalender ist der Ort, an dem Teammitglieder üblicherweise ihre Abwesenheiten planen.

Wie Allocatus das Abwesenheitsmanagement unterstützt

1. Das Teammitglied erstellt einen Termin in Outlook.
Presync Outlook Calender View

2. Das Teammitglied weist den Termin einem Abwesenheitsprojekt zu. Dazu kann nach einem Rechtsklick auf den Termin im Kontextmenü unter der Option "Link to Project" der dazugehörige Vorgang ausgewählt werden.

Link to Project
3. Sobald der Kalendereintrag verknüpft ist, wird er automatisch als Allocatus Eintrag kategorisiert und grau eingefärbt.
Postsync Outlook Calendar View

4. Allocatus blockiert dann die Zeit im Project Server/Project Online, so dass sie im Abwesenheitsprojekt und allen anderen Projekten sichtbar wird, denen die Ressource zugewiesen wurde. Der/die Projektmanager/in erhält somit einen verlässlichen Plan mit Echtzeitinformationen.

Project Schedule
Graph Resource Utilization by Project
5. Wenn der/die Projektmanager/in einen Vorgang in MS Project plant, kann er/sie die Verfügbarkeit der Ressource und mögliche Konflikte, die gelöst werden müssen, sehen.
Conflict in another project
6. Der/die Projektmanger/in kann den Konflikt entweder per Hand beseitigen oder die automatische Nivellierungsfunktion von MS Project nutzen.
Leveled project

Vorteile

  • Teammitglieder können ihre Abwesenheiten in ihren Outlook Kalender eintragen und es besteht kein Zwang einer doppelten Eingabe. Damit wird eine Quelle von falschen Daten auf Grund doppelter Eingaben eliminiert.
  • Allocatus überträgt die Daten automatisch auf den Project Server/Project Online und Projektmanager/innen sind stets über den aktuellen Stand der Abwesenheitsplanung informiert. Deshalb können sie eine verlässliche Planung ohne Ressourcenkonflikte aufrecht erhalten.
  • Allocatus unterstüzt sowohl Projektmanager/innen als auch Ressourcenmanager/innen bei ihrer täglichen Arbeit indem Abwesenheitszeit an einer Stelle erfasst wird aber in allen Projekten sichtbar ist.