Warum Allocatus für Bottom-up Planung verwenden?

  • Ein Projektmanager/eine Projektmanagerin benötigt eine Übersicht über die Vorgänge, die im Projekt durchgeführt werden, um Ressourcenverfügbarkeit zu planen und das Budget zu kontrollieren.
  • Der Projektmanager/die Projektmanagerin würde diese Vorgänge normalerweise in MS Project planen, was zeitaufwändig sein kann.
  • Allocatus ermöglicht es den Teammitgliedern, einen Termin in Outlook anzulegen und ihn mit einem Vorgang in MS Project zu verknüpfen.
  • Dies stellt sicher, dass die Verfügbarkeit der Ressource geblockt ist und die Arbeitszeit aufgezeichnet wird, um das Budget zu kontrollieren und garantiert korrekte Rechnungsstellung.   
Bottom-Up Planung ist nützlich, wenn ein Top-Down Ansatz auf Grund der geringen Natur der zu planenden Aufgaben zu aufwändig ist. Mit Allocatus erstellen Teammitglieder Termine in Outlook und verbinden diesen mit Projekten. Das stellt sicher, dass die Verfügbarkeit der Ressourcen geblockt ist, die Arbeit aufgezeichnet zur Budgetkontrolle aufgezeichnet wird und somit die Rechnungslegung korrekt funktioniert.

Wie Allocatus die Bottom-up-Planung unterstützt

1. Der Projektleiter/die Projektleiterin erstellt einen Vorgang mit Dauer 0 in MS Project und weist eine Ressource zu.

ProjectManagerAssignsRessource

2. Das Teammitglied erhält eine Anfrage eine Aufgabe, z.B. einen Support Fall, zu erledigen.

TeamMemberReceivesNotification

3. Das Teammitglied erstellt einen Termin in Outlook. Mit der Link to Project Funktion von Allocatus wird der Termin mit einem Vorgang im Projekt verknüpft.

LinkToProjectByTeamMember

4. Sobald der Kalendereintrag mit dem Projekt verknüpft wurde, wird der Termin automatisch in die Kategorie Allocatus verschoben und in grau dargestellt.

AllocatusMarksAppGrey
5. Allocatus aktualisiert automatisch das Projekt und weist dem Vorgang Arbeit zu. Das stellt die Sichtbarkeit der Arbeit in allen Berichten und Projekten sicher.
UpdatedSchedule

Vorteile

  • Teammitglieder erstellen einfach Termine in Outlook. Diese werden im Projektplan berücksichtigt, ohne dass ein Zutun des Projektleiters/der Projektleiterin nötig ist.
  • Projektleiter/innen sparen Zeit. Trotzdem überblicken Sie jederzeit Budget und Ressourcenverfügbarkeit.