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Warum Allocatus fürs Contracting verwenden?

  • Verwenden Sie Allocatus, um Termine für Ihren Lieferanten (Contractor)* zu planen und diese automatisch mit deren Kalender oder Mobilgeräten zu synchronisieren.
  • Der Contractor benötigt keinen Zugang zu MS Project sondern benutzt einfach Outlook um die Termine zu bearbeiten. Allocatus synchronisiert den Kalender mit dem Projektplan, somit weiß der Projektleiter von etwaigen Änderungen.
  • Das reduziert doppelte Eingaben, weil die Vorgänge und Termine nicht zwei Mal erzeugt werden müssen. Außerdem mindert es die Wahrscheinlichkeit eines verpassten Termins, weil Vorgänge direkt als Termine im Kalender stehen.

Für die Rolle des Projektleiters ist es oft ein zeitlicher Engpass das Projekt so zu filtern, dass es alle relevanten Vorgänge, Meilensteine und Stichtage für die einzelnen Contractor zeigt und diese Zeitpläne dann zu versenden. Die Contractor überarbeiten dann üblicherweise deren eigene Pläne mit diesen Daten und führen die detaillierte Termin- und Ressourcenplanung durch, um sie einzuhalten. Wenn sie Abweichungen zurückmelden, überarbeitet wieder der Projektleiter ihren eigenen Terminplan. Dieser Prozess wiederholt sich, wenn sich Änderungen ergeben. Allocatus automatisiert diesen Vorgang, ohne dass der Contractor einen eigenen Terminplan pflegen muss. Stattdessen zieht er einfach die Termine an die richtige Stelle in seinem Outlook Kalender.

Wie Allocatus Contracting unterstützt

1. Der Projektmanager erzeugt einen Vorgang in MS Project und weist ihn dem Contractor zu.

Task assigned to a contractor

2. Allocatus zeigt den Vorgang dann als Termin im Outlook Kalender des Contractors an. Sie können frei entscheiden, ob der Vorgang in zwei Termine geteilt werden soll, wie im Screenshot unten, um z.B. eine Mittagspause zu repräsentieren oder durchgängig bleiben soll.

Allocatus displays appointment in Outlook

3. Sollte der Contractor eine Änderung am Vorgang vornehmen müssen, kann er diesen einfach den Termin in Outlook anpassen. Allocatus aktualisiert dann den Projektplan, wenn der Projektleiter die Änderung annimmt.

Appointment moved to another date in Outlook
Task is updated in the project schedule

4. Sobald der Contractor den Vorgang abeschlossen hat, der Kalendereintrag also in der Vergangenheit liegt, markiert Allocatus den Vorgang in Project als abgeschlossen.

Appointment in the past
Task completed in schedule

Vorteile

  • Contractor benötigen keinen Microsoft Project Zugang, sondern verwalten Termine in Outlook.
  • Es ist unwahrscheinlicher, dass Contractor Termine verpassen wenn diese direkt in deren Kalender synchronisiert werden.
  • Allocatus mindert die wiederkehrende Arbeit, den Projektplan bei jeder auftretenden Änderung anzupassen.
* wir verwenden die männliche Form für die bessere Lesbarkeit und meine damit alle Geschlechter